Как IT-технологии помогают снижать издержки
Что автоматизировать
В зависимости от сферы деятельности предприятия можно выделить основные бизнес-процессы, автоматизация которых поможет компании снизить издержки. Например, производственным предприятиям нужно обратить внимание на процессы планирования производства, снабжения, сбыта готовой продукции, расчет себестоимости готовой продукции, управление запасами.
Торговым компаниям с целью оптимизации затрат нужно автоматизировать процессы закупок и продаж, прогнозирования и планирования спроса, управления запасами и складом, ценообразования, а также расчеты с клиентами и поставщиками.
Для транспортных компаний актуальна автоматизация процессов, связанных с учетом затрат по транспортировке грузов, контролем запасов, переданных на хранение или транспортировку, слежением за местонахождением и состоянием грузов и транспортных средств, планированием технического обслуживания и ремонта техники, выставлением счетов клиентам в соответствии с тарифами.
Говорит Генеральный Директор
Иван Костин | Генеральный Директор ОАО «Мотовилихинские заводы», Пермь
Справка
ОАО «Мотовилихинские заводы» — холдинг, созданный на базе одного из старейших оборонных предприятий Урала. Производит артиллерийскую технику и реактивные системы залпового огня, строительно-дорожную технику, насосные штанги и бурильные трубы разной степени сложности, а также инструмент для капитального ремонта скважин и комплектующие для подвижного состава. Специализированное подразделение холдинга располагает собственным конструкторским отделом, объединяет восемь механических и металлургических цехов.
Будучи Генеральным Директором ОАО «КамАЗ», я неоднократно убеждался, что с помощью информационных технологий удается снижать непроизводственные издержки и себестоимость продукции, оптимизировать логистику и повышать эффективность работы предприятия. Поэтому, возглавив «Мотовилихинские заводы», я принял решение о комплексном внедрении IT-технологий в подразделениях холдинга.
На первом этапе при помощи замкнутого оптико-волоконного кольца основные производственные площадки были соединены в единое коммутационное пространство. Одновременно унифицировались управленческие процедуры, регламенты и формы отчетности. Благодаря этому около полутора тысяч сотрудников получили возможность обмениваться информацией о производственной деятельности, сбыте, учете и проектировании. Затем на предприятии была внедрена транзакционная система, которая позволяет работать с уже унифицированными управленческими процедурами и формами отчетности. Теперь с помощью нашей корпоративной информационной системы можно не просто фиксировать и сохранять в базах данных информацию о текущей хозяйственной и управленческой деятельности, но и анализировать бизнес-процессы, прогнозировать внутренние риски, составлять планы и при необходимости корректировать их.
Я без труда получаю результаты работы сбытовых служб за интересующий отрезок времени и понимаю, какой объем продаж приходится на клиентов, с которыми заключены долгосрочные контракты, и сколько у нас так называемых случайных покупателей. Немаловажным результатом внедрения IT-технологий стало сокращение управленческого персонала и, соответственно, снижение числа согласований, уменьшение бюрократии в холдинге. За прошлый год количество чиновников в управляющей компании и «дочках» холдинга уменьшилось почти на 500 человек. В итоге в 2006 году ежемесячно мы только на зарплате экономим около 4,5 млн рублей.
Какие системы использовать
Далее рассмотрим конкретные виды систем, наиболее оптимальные для сокращения тех или иных издержек.
ERP-системы
Для средних и крупных предприятий базой автоматизации являются системы класса ERP. Согласно результатам исследования APICS (англ. American Production and Inventory Control Society — Американское общество по управлению производством и запасами) внедрение ERP-систем позволяет добиться снижения издержек и затрат в следующих объемах:
- на 40% уменьшить страховые запасы товаров и материалов (уровня неснижаемых складских остатков);
- на 25% уменьшить складские площади;
- на 45% снизить издержки, связанные с задержками отгрузки готовой продукции.
Это усредненные мировые показатели, которые в разных компаниях будут сильно отличаться. Например, внедрение ERP-системы на производственном предприятии позволяет добиться снижения:
- уровня страховых запасов на складе;
- издержек, связанных с затовариванием склада;
- издержек на хранение сырья, материалов, готовой продукции;
- издержек, связанных с неточным планированием и перепланированием производства1.
Торговой фирме внедрение ERP-системы позволяет добиться снижения:
- уровня страховых запасов на складе;
- издержек, связанных с затовариванием склада;
- издержек на складскую обработку товаров;
- логистических и транспортных затрат;
- издержек, связанных с перезаказом (или недозаказом) товаров.
Вот какие результаты отметили в ТК «Перекресток» после внедрения в 2002 году в распределительном центре системы управления складом, входящей в ERP-систему:
- Сокращено время сбора и отгрузки заказов. Ранее этот показатель составлял в среднем 28 часов, после внедрения системы он сократился до 22 часов.
- Улучшилось выполнение заказов. Сейчас процент выполнения составляет 85-90%, идет дальнейшая оптимизация процесса, и в ближайшее время планируется достигнуть показателя 90-95%.
- За счет закрепления за конкретными работниками каждой технологической процедуры растет трудовая дисциплина и производительность труда. Одним из следствий этого стала возможность провести сокращение персонала на 5%.
- Ускоряется процесс закупок товара, повышается их эффективность. Следствием этого стало снижение сумм «перезаказа» и «недозаказа» на 50% и снижение общего товарного запаса на 20%.
- Анализ работы распределительного центра, проведенный специалистами торгового дома, показал, что после внедрения системы стало возможным обслуживать в два раза больше объектов (до 70 магазинов).
Что касается транспортных компаний, то им внедрение ERP-систем позволяет добиться в первую очередь снижения затрат, связанных с транспортировкой грузов.
В целом можно отметить, что внедрение ERP-системы позволяет связать воедино — в одну информационную среду — все бизнес-процессы, что существенно повышает эффективность деятельности компании и, как следствие, позволяет снизить издержки, возникавшие из-за разобщенности разных участков деятельности.
Рассказывает практик
Сергей Сухинин | Начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс „Элара“», Чувашия
Справка
ОАО «Научно-производственный комплекс „Элара“» является ведущим российским производителем пилотажно-навигационных комплексов, систем автоматического и дистанционного управления, бортовой вычислительной техники и систем индикации для летательных аппаратов военной и гражданской авиации. В рамках соглашения о сотрудничестве с ОАО «Российские железные дороги» ОАО «Элара» ведет работы по подготовке к производству приборов и систем для железнодорожного транспорта России.
Отсутствие единой интегрированной информационной системы раньше не позволяло корректировать в реальном режиме времени производственную программу, что приводило к возникновению дефицита в сборочном производстве, неритмичной работе цехов, снижению качества изготовления продукции, большому расходу материалов. Мы несли огромные издержки, сократить которые можно было только с помощью IT-технологий.
Поскольку наше предприятие производственное, при выборе информационной системы был сделан упор на автоматизацию планирования и управления производством. Выбор пал на систему ERP-класса.
Оптимизируя планирование и управление предприятием, мы в первую очередь ожидали:
- снижения запасов закупаемых материалов на складах;
- более эффективного использования оборотных средств предприятия;
- снижения объемов незавершенного производства;
- формирования исполнимой производственной программы с учетом загрузки мощностей;
- совершенствования процедуры нормирования материалов;
- формирования единых перечней используемых материалов;
- более точного планирования заказов на закупку (это приводит к сокращению неликвидов материалов на складах предприятия).
Благодаря внедрению ERP-системы нам удалось реализовать планирование связанных во времени потребностей в материалах на основе точных сведений об остатках на складах. Это позволило уже в первый год работы системы снизить потребность в оборотных средствах на 40%. А в дальнейшем — работать исходя из точных данных бюджета закупок, приобретая только то, что действительно требуется для производственной программы. Помимо этого, на предприятии произошли структурные изменения, которые позволили на 50% сократить численность производственно-диспетчерского отдела без потери управляемости цехами.
Результаты использования ERP-системы на нашем предприятии:
- Все участки бизнеса прозрачны и контролируются на основе измеряемых показателей. Люди несут персональную ответственность за то, что делают (или не делают), от этого зависит их заработная плата.
- Только за 2005 год материальные запасы на складах основного производства сократились на 60 млн руб.
- Запасы неликвидов сократились на 20 млн руб.
- Мы контролируем процессы закупок материалов и их распределение по цехам.
- Мы оптимизируем бюджет закупок, оперативно корректируя его с учетом изменений, происходящих на предприятии.
- Мы можем прогнозировать загрузку оборудования и рассчитывать необходимое количество основных производственных рабочих по цехам, тем самым оптимизируя их численность.
Нина Носырева | Директор департамента корпоративного управления и развития УК «Автолайн-Транслайт», Москва
Справка
Группа «Автолайн» — это свыше 20 динамично развивающихся предприятий со штатом около 7000 человек. Для обслуживания более 300 маршрутов в Москве и Московской области транспортными компаниями группы ежедневно выпускается на линию 2500 единиц подвижного состава.
Автомобильный парк группы «Автолайн» насчитывает более двух тысяч собственных автомобилей и примерно 500 арендованных. Около двух лет назад акционеры компании приняли решение внедрить на всех наших предприятиях ERP-систему на базе Microsoft Axapta, в которой можно было бы:
- осуществлять выпуск автобусов на линию;
- контролировать и анализировать качество работы различных служб предприятий;
- учитывать данные по подвижному составу, топливу, запчастям;
- анализировать информацию о ремонте автотранспорта;
- вести учет дорожно-транспортных происшествий.
Внедряемая у нас ERP-система может поддерживать, по сути, все бизнес-процессы в компании, начиная с первичных документов и заканчивая принятием стратегических решений. На основе хранящейся в ней информации можно:
- оптимизировать количество имеющегося автотранспорта,
- контролировать время нахождения машин в ремонте,
- контролировать затраты, связанные с расходованием запчастей.
Поскольку ERP-система стала своего рода связующим звеном для всех предприятий компании, наш Генеральный Директор может в любой момент просмотреть данные по той или иной позиции: количество подвижного состава, сотрудников, расходы и издержки по каждому предприятию. Также система позволяет получать информацию о каждой машине: где она находится, в каком состоянии и т. д. Говорить о кардинальном снижении издержек пока рано. Однако, к примеру, в связи с переходом диспетчерского отдела на автоматизированный режим работы уже сейчас наблюдается сокращение ручного труда.
Системы бюджетирования
Внедрение систем бюджетирования является важной задачей для стратегического развития и управления предприятием. Системы бюджетирования позволяют существенно повысить уровень контролируемости всех затрат, что ведет к общему снижению издержек, повышению эффективности деятельности и прибыльности предприятия. Однако еще более ценно то, что системы бюджетирования предоставляют Генеральному Директору информационную базу для принятия управленческих решений.
Рассказывает практик
Мария Игнатьева | Финансовый директор инвестиционного холдинга «Финам», Москва
Справка
Инвестиционный холдинг «Финам» включает в себя инвестиционную компанию «Финам», управляющую компанию «Финам Менеджмент», Мегаватт-банк, платежную систему MoneyMail, ряд активов в различных секторах экономики.
Для нашего холдинга система бюджетирования — один из инструментов планирования развития всех подразделений, а также дополнительный инструмент контроля их деятельности.
- Благодаря внедрению системы удалось установить жесткую связь между стратегическими планами холдинга и бюджетами его отдельных подразделений. Система позволила сориентировать руководителей подразделений на контроль над расходами — теперь каждое мероприятие проводится не для того, «чтобы было», а с конкретной целью. Это дало возможность отказаться от ряда непродуктивных дорогостоящих мероприятий по продвижению, снизить издержки, сохранив и даже увеличив общую эффективность деятельности.
- Вторая достигнутая цель — повышение уровня управленческого контроля со стороны руководства компании. Раньше решения по значительному блоку мероприятий принимали менеджеры подразделений, теперь же каждая статья затрат отражается в системе бюджетирования, что позволяет топ-менеджменту получать четкую картину происходящего.
- Нужно понимать, что специфика российского бизнеса требует быстрого принятия решений. Система бюджетирования позволила создать единый информационный банк для всех подразделений нашей компании, обеспечила доступ к большому количеству аналитических сведений. Таким образом, при принятии решений можно оперативно строить прогнозы и учитывать риски.
Наиболее существенная экономия была достигнута благодаря снижению непродуктивных затрат по таким статьям, как маркетинг и реклама, представительские и командировочные расходы, обучение персонала, а также ряду других выплат.
CRM-системы
Внедрение систем этого класса снижает издержки, возникающие из-за отсутствия необходимой информации о работе с клиентами, и позволяет тратить меньше времени на передачу информации о клиенте внутри компании. Они помогают также более качественно оценивать целевую аудиторию, что способствует существенному снижению издержек на маркетинг. Так, к примеру, CRM-системы (Подробнее о том, как внедрять системы этого класса и как с их помощью управлять продажами, см. в статьях «Внедрение CRM-системы: что нужно знать Генеральному Директору», № 6 — 2006 и «Какую пользу можно получить от CRM», № 8 — 2006) позволяют снизить временные затраты сотрудников отделов продаж и маркетинга на выполнение таких рутинных операций, как опросы клиентов, анализ их удовлетворенности.
Существенным фактором является также то, что автоматизация процессов по работе с клиентами, проходящих в отделах продаж, маркетинга и обслуживания, позволяет ликвидировать зависимость компании от конкретных сотрудников и значительно снизить издержки и риски, возникающие при уходе из компании ключевых менеджеров отдела продаж (отдела по работе с клиентами). Это достигается за счет того, что вся информация о работе с клиентами хранится в компании и не исчезает вместе с уходом людей.
Системы управления персоналом предприятия
Необходимо четко разделять системы кадрового учета и системы управления персоналом предприятия (HRM-системы). Задача первых — выполнение требований трудового законодательства, и мы не будем их рассматривать в рамках обсуждаемой темы. Задача систем второго класса — автоматизация всех процессов в области управления человеческимиресурсами — поиск и наем персонала, оценка сотрудников и т. д. (О применении одной из таких систем рассказывалось в статье «Как использовать IT для управления подчиненными», № 6 — 2006. Подробнее о подобных системах читайте в ближайших номерах журнала «Генеральный Директор»)
Позволяя определять ключевые показатели деятельности для каждой кадровой позиции и оценивать сотрудников по этим показателям, HRM-системы заметно повышают эффективность работы персонала.
После внедрения HRM-систем снижаются:
- затраты, связанные с поиском и наймом нового персонала;
- затраты на выполнение рутинных операций в области управления кадрами (например, перевод в другое подразделение);
- затраты времени и ресурсов, необходимых для расчета зарплаты и сопутствующих налогов (так, расчет зарплаты на производственном предприятии со штатом в несколько тысяч человек может потребовать создания большого отдела, состоящего из специалистов по кадровому учету и бухгалтеров; внедрение HRM-системы позволит существенно сократить количество сотрудников этого отдела).
Интернет-порталы
Интернет-порталы могут быть внутрикорпоративными и внешними (См. статью «Зачем компании корпоративный сайт», № 5 — 2006).
Внутрикорпоративные порталы. Часто решение поставленной перед сотрудником задачи требует использования разносторонней информации из нескольких приложений либо участия коллег из других отделов. Объединение используемых программных продуктов (ERP, CRM, SCM и др.) в портал, в который также могут быть интегрированы системы электронной почты, документооборота, доска объявлений, телефонный справочник и т. д., позволяет автоматизировать рутинные операции, зачастую занимающие много времени (Подробнее о внутрикорпоративном портале см. опыт коллег).
Внешние порталы. Системы, входящие во внешний портал:
- обеспечивают удаленным филиалам (или работающим вдалеке от центрального офиса сотрудникам) доступ к информации предприятия, позволяют получать сведения от них;
- сокращают время на выполнение операций по взаимодействию с клиентами, поставщиками и прочими контрагентами (так, снижаются затраты времени на оформление и контроль заказов на продажу — благодаря тому что клиенту предоставляется возможность выполнить все операции самостоятельно, не привлекая сотрудника отдела продаж);
- сокращают время, необходимое для взаимодействия компаний (например, производственного предприятия и поставщиков).
Кроме того, портал — это инструмент, доступный практически в любое время и в любой точке мира, что повышает производительность компании (см. пример из практики автора: Портал снижает издержки).
Портал снижает издержки
Один из наших клиентов создал у себя в компании портал, позволяющий покупателям самостоятельно формировать заказы и контролировать их исполнение. Согласно его оценкам портал позволил сократить до 60% рабочего времени сотрудников отдела продаж, тратившегося на выполнение рутинных операций. Это означает, что у сотрудников появилось 60% дополнительного времени для поиска и привлечения новых клиентов.
Когда оценивать эффект
Необходимо отметить, что независимо от IT-технологии большинство показателей эффективности внедрения нельзя оценивать сразу после запуска системы. Обычно первые результаты можно отметить через два-три месяца, однако в основном оценивать изменения следует не ранее чем через шесть — восемь месяцев.
Рассказывает практик
Дмитрий Костылев | Финансовый директор ГК «Кубаньагропрод», Краснодарский край
Справка
ГК «Кубаньагро-прод» — агропромышленная вертикально-интегрированная компания, контролирующая весь технологический процесс производства кормового соевого белка для сельскохозяйственных животных (закупка соевых бобов, хранение, переработка) и продажу продуктов их переработки — соевого белка и соевого масла. В состав группы входят три компании в Краснодарском крае и торговое представительство в Москве.
Надо понимать, что внедрение IT-системы не приведет к моментальному снижению издержек. Более того, в первые 1-1,5 года они существенно возрастут. Это связано с вознаграждением консультантов, приобретением компьютеров, информационной программы, лицензированием, повышением расходов на оплату работы бухгалтерии. Однако когда бизнес-процессы стабилизируются и этап внедрения закончится, повышение качества и скорости принятия управленческих решений будет способствовать росту объема и рентабельности продаж, что в свою очередь снизит долю постоянных расходов и издержек.
Комментарий
Без издержок с первого дня
Артем Агабеков | Генеральный Директор компании «Фабрика окон», Москва
Справка
Компании «Фабрика окон» — розничная сеть по продаже пластиковых окон. Создана в августе 2004 года. С октября того же года на предприятии приступили к автоматизации бизнес-процессов.
Внедрение IT-технологий мы начали буквально с момента основания компании. Это позволило избавиться от распространенных издержек, которые несут многие предприятия.
Виртуальный номер. Объемы продаж, а значит, и успех компании на рынке во многом зависят от того, как быстро клиент может до нее дозвониться. Только спустя почти полтора года я понял, насколько верно мы поступили, не пожалев порядка 10 тыс. долл. США на услугу Logic Line Office (с виртуального номера идет переадресация на единый многоканальный телефонный номер компании без привязки к конкретному адресу) (См. статью «Как организовать обработку телефонных звонков клиентов», № 1 — 2006). Сейчас на одном номере у нас 30 цифровых линий, ежемесячная абонентская плата за каждую составляет 40 долл. США. Но это ничто по сравнению с выгодой, которую компания получает благодаря возможности моментально соединять клиентов с оператором и «перевозить» телефонный номер из офиса в офис так же легко, как канцелярские принадлежности.
Коммуникатор. Все чаще IT-технологии у нас ассоциируются со словами «мобильность», «быстрота» и «коммуникативность». Как известно, качество работы Генерального Директора и, соответственно, успех всей компании — это качество и скорость принятых им решений. 70% информации я получаю по электронной почте и через Интернет. Раньше, когда я выходил из отпуска, приходилось тратить минимум день на обработку сотен электронных писем, десятки из которых необходимо было обдумывать не час и не два. Благодаря современным коммуникаторам, превосходящим по возможностям настольные компьютеры (позволяют связываться с окружающими по телефону, электронной почте и при этом запускать приложения), мне удается из любой точки земного шара управлять компанией, не только моментально реагируя на поступившую информацию, но и обдумывая каждое отдельно взятое письмо, принимая по нему взвешенное решение.
Электронная почта — наиболее удобный способ общения внутри компании. Чтобы дать задание подчиненному, мне не надо покидать рабочее место, достаточно написать письмо. Таким образом, я не только экономлю время, но и автоматически фиксирую у себя в компьютере крайние сроки исполнения данного задания. Ведь это уже не слово, которое подчиненный может ненароком забыть, а официальный документ.
1 Как правило, проекты внедрения ERP-систем весьма затратны. Поэтому эффект от их внедрения нужно обязательно сопоставлять с инвестициями. Однако данный вопрос выходит за рамки публикуемого материала.
Автор: Сергей Братукин
Источник: http://e.gd.ru/article.aspx?aid=289390
Если у Вас возникли вопросы по выбору или внедрению программы 1С, то Вы можете обратиться к нашим экспертам по телефону +7(495)917-71-73, +7(495) 916-75-20, моб. +7(916) 211-50-88, e-mail: info@logen.ru, SKYPE: LOGEN.RU
Ждем ваших звонков!
© 2009-2024, ООО "Логен" (консалтинговая группа "Logic Engineering"). Экспертная постановка управления и учета на 1С. Все права защищены.
При воспроизведении любым способом материалов сайта необходима прямая рабочая ссылка на www.Logen.ru.