Управление закупками
- Анализ и выбор поставщиков
- Взаимодействие с поставщиками
- Регистрация и контроль сроков оплаты
- Контроль сроков оплаты и расхода денежных средств
- Регистрация и анализ причины отмены поставки товаров
- Оформление поставок товаров от поставщика
- Контроль расхождений при оформлении поставок товаров
- Корректировка поступлений товаров
- Регистрация таможенных пошлин и сборов
- Учет дополнительных расходов при поступлении товаров
Возможности программы по управлению закупками позволяют решать задачи по контролю срока поставки товаров, расходов денежных средств и своевременности оплаты поставщикам.
Программа позволяет регистрировать расхождения при приеме товаров, анализировать причины сбоя поставок (отказа поставщиков от поставки товаров), учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при поставке товаров.
Анализ и выбор поставщиков
По каждому поставщику можно хранить список тех позиций, которые он поставляет, и действующие цены (прайс-лист поставщика):
Для каждого поставщика можно хранить информацию о соответствии номенклатуры поставщика (названия, артикула) и той номенклатуры, которая заведена в информационной базе предприятия. Эта информация может быть использована при подборе товаров в заказа поставщику, при формировании печатной формы заказа поставщику, а также при составлении плана закупок (обработка Управление запасами). В карточку поставщика можно добавить любое количество дополнительных реквизитов. В дальнейшем эту информацию можно использовать для сравнительной оценки поставщиков. Для каждого поставщика можно задать график поставки (календарь поставки) и время, которое необходимо для доставки товаров. Эта информация задается в транспортных ограничениях. При этом можно задать как обобщенную информацию для всех поставщиков, так и детализировать информацию по каждому поставщику, складу и даже по каждой номенклатурной позиции. Данная информация используется для расчета планируемой даты поставки при оформлении заказов клиентов и для планирования даты поставки в обработке Управление запасами. |
Взаимодействие с поставщиками
В программе предусмотрен весь цикл работы и осуществления взаимодействия с поставщиками. При этом предусмотрены две схемы работы:
- оформление разовых поставок без оформления соглашения с поставщиком и без контроля сроков поставки.
- оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые определяются в соглашении с поставщиком и уточняются в заказе поставщику.
Работу по заказам поставщику можно представить в виде следующей схемы.
В соответствии с потребностями оформляются заказы и отправляются поставщику на согласование. Поставщик подтверждает факт поставки товаров: указывает сроки поставки товаров и график оплаты. После подтверждения заказа в зависимости от условий оплаты (до момента поставки) или после поставки товаров оформляется и утверждается заявка на оплату.
При поставке товаров фиксируется факт поступления товаров на склад. Финансовые документы от поставщика могут быть оформлены позже. Программа позволяет автоматически фиксировать расхождения при оформлении поставок и оформлять соответствующие документы (акты).
Регистрация и контроль сроков поставки и сроков оплаты
Срок поставки товаров указывается в заказе поставщику по каждому товару. Предусмотрено ручное заполнение сроков поставки или расчет сроков поставки в соответствии с условиями доставки по данному поставщику (транспортными ограничениями).
Контроль выполнения сроков поставки товаров осуществляется в списке заказов. Поставки, у которых просрочена дата, отображаются в списке заказов красным цветом.
Можно отобрать те заказы поставщиков, по которым просрочена дата поставки.
График поставки товаров по нескольким заказам поставщикам можно посмотреть в отчете Состояние выполнения заказов поставщикам.
Для контроля правильности поставок товаров по заказам используется отчет Исполнение распоряжений на поступление, с помощью которого можно проконтролировать, как выполнил поставщик свои обязательства по поставке товаров.
Информацию о сопоставлении дат планируемых поступлений товаров и их отгрузок клиентам можно посмотреть в обработке Управление запасами.
Контроль сроков оплаты и расхода денежных средств
Предполагаемые этапы и форма оплаты указываются в соглашении с поставщиком и затем автоматически подставляются в заказы поставщику или документы поступления (если поступление происходит без оформления заказа).
При необходимости и наличии у пользователя соответствующих прав доступа - порядок оплаты можно скорректировать в заказе.
Указанные сроки оплаты используются в качестве планируемых дат оплаты в платежном календаре.
Если на предприятии используется контроль расхода денежных средств, оплата поставщику производится после утверждения заявки на оплату. Контроль расхода денежных средств можно настроить по каждой кассе (расчетному счету).
Автоматически формируется список тех заказов поставщику, по которым нужно составить заявку на оплату.
Финансист осуществляет контроль расхода денежных средств, используя платежный календарь.
С помощью платежного календаря можно проконтролировать доступность платежных средств для оплаты поставщику. При недостатке платежных средств непосредственно из платежного календаря можно сформировать распоряжение на перемещение денежных средств с другого расчетного счета.
После согласования финансистом руководителю предоставляется список заявок для утверждения.
Утвержденные заявки передаются бухгалтеру для оформления платежа.
Оперативный контроль сроков оплаты осуществляется в списке заказов.
Поставки, у которых просрочена дата оплаты, отображаются в списке красным цветом.
После регистрации платежа в заказе поставщику оперативно отображается информация об оплате.
Общую картину взаиморасчетов с поставщиками можно посмотреть в различных отчетах.
Регистрация и анализ причины отмены поставки товаров
При отказе поставщика поставить ранее заказанные товары, можно зарегистрировать причину отмены поставки в соответствии с тем классификатором, который принят в торговом предприятии.
Предусмотрена возможность указать одну причину отмены по всем непоставленным позициям.
Программа позволяет провести комплексный анализ причин срыва поставок: кто из поставщиков срывает поставки товаров, по какой причине произошел срыв поставки.
В процессе оперативной работы на основе статистических данных об отмене позиций программа позволяет провести оценку того, будет ли вовремя поставлен товар, заказываемый у поставщика.
Оформление поставок товаров от поставщика
В программе предусмотрены различные варианты поставки товаров: поступление товаров на условиях предоплаты, поступление товаров на комиссию от комитента, поступление импортных товаров, поступление товаров по ордерной схеме с последующим оформлением финансовых документов.
При поступлении товаров могут быть зафиксированы дополнительные услуги и дополнительные расходы, возникающие при поступлении товаров.
Поступление товаров может быть оформлено в рамках заказа, соглашения или как отдельная поставка товара:
Оплата может производиться в рамках договора, в рамках конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления: В программе реализована схема поступления товаров с постоплатой, то есть оплатой по факту продажи товаров. Такая схема называется прием товаров на комиссию. В программе автоматизирован процесс приема импортных товаров. Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения. Расчеты с таможней оформляются отдельным документом по поступлению услуг. Документ может быть оформлен по отдельному соглашению с оформлением предварительной заявки на оплату. Таможенные пошлины и сборы могут быть оформлены до или после поставки товаров. Распределение таможенных пошлин и сборов производится регламентным документом. Таможенные пошлины могут быть распределены на себестоимость или по направлениям деятельности. Для анализа поступления импортных товаров и распределения ГТД предусмотрен отдельный отчет. |
Контроль расхождений при оформлении поставок товаров
Программа позволяет фиксировать расхождения при оформлении поставок товаров по качеству и количеству товаров.
При наличии расхождений в документе поставки отдельно указывается список фактически поступивших товаров и список товаров в соответствии с финансовыми документами.
Список фактически поступивших товаров заполняется на странице Товары по факту.
Список товаров в соответствии с финансовым документом поставщика заполняется на странице Товары по данным поставщика.
Список расхождений фиксируется на отдельной странице Расхождения.
Расхождения при приемке товаров могут быть отнесены:
- на расчеты c поставщиком;
- расчеты со сторонней (транспортной или страховой) компанией;
- на прочие доходы (излишки)/расходы (недостачи).
При регистрации расхождений предусмотрена печать унифицированных форм:
- Акт о приемке товаров (ТОРГ-1);
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2);
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (ТОРГ-3).
Корректировка поступлений товаров
После оформления документов поступления товаров может возникнуть необходимость их корректировки. Например, товары могут быть получены фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик пришлет исправленные документы с другой ценой за единицу. Для обеспечения корректного ведения регламентированного учета, в случае когда поставщик присылает исправленные документы в другом отчетном периоде, необходимо оформить документ Корректировка поступления.
В корректировке поступления вводится информация о товарах по данным новых документов поставщика. В зависимости от типа расхождений между новым и старым документом:
- возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую нужно перепроверить при инвентаризации.
- принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком.
- учесть изменение цены товара как прочий доход.
По итогам оформления корректировки поступления можно зарегистрировать корректировочную счет-фактуру.
"Наверх, к оглавлению"
Регистрация таможенных пошлин и сборовПрограмма позволяет зарегистрировать оформление таможенной декларации при приобретении товаров и учесть оплату таможенных пошлин и сборов. Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера. Для импортных товаров, приобретаемых уже после проведения операции растаможивания, ввод таможенной декларации не требуется. После указания номеров ГТД при поступлении товаров – в документах выбытия они будут подбираться автоматически, по правилу ФИФО. При необходимости, в документах выбытия номера ГТД также можно уточнить вручную. "Наверх, к оглавлению"Учет дополнительных расходов при поступлении товаровПрограмма позволяет зарегистрировать услуги и дополнительные расходы, связанные с приобретением товаров. Например, услуги доставки. Такие расходы регистрируются с указанием статьи расходов. В зависимости от выбранного в статье варианта распределения, расходы могут быть по-разному отнесены на финансовый результате:
Информацию о дополнительных расходах можно посмотреть в отчете Анализ доходов и расходов. "Наверх, к оглавлению" |
© 2009-2021, ООО "Логен" (консалтинговая группа "Logic Engineering"). Экспертная постановка управления и учета на 1С. Все права защищены.
При воспроизведении любым способом материалов сайта необходима прямая рабочая ссылка на www.Logen.ru.