В основе управления бумажным архивом лежит понятие инвентарной книги, в которой находятся карточки учета документов, подлежащих тиражированию, учету изменений и т.д. Инвентарные книги представляет собой иерархический справочник, в котором хранятся карточки учета документов. При помощи папок внутри этого справочника имеется возможность отнести определенные карточки учета к различным инвентарным книгам.

Каждая карточка учета содержит список документов и их ревизий, подлежащих учету. Одной карточке может соответствовать один документ и несколько его ревизий, представленных в списке документов. Документ и его ревизии могут быть напечатаны на различных твердых копиях, и поэтому для правильного учета инвентарных номеров в этом случае используется поле, которое придает уникальность ревизии в рамках общего инвентарного номера.

Из созданной карточки учета возможен просмотр списка проведенных электронных документов извещений об изменении, которые затрагивали данный документ. При открытии извещения об изменении имеется возможность просмотреть содержание изменения и действия.

Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. Тиражирование документов в системе PDM начинается с создания специализированного документа - заявки на тиражирование. Заявка на тиражирование должна быть создана при необходимости учета выданных копий и является основанием для оформления выдачи. Без оформления заявки на тиражирование не может быть оформлена выдача.

Заявка на тиражирование представляет собой электронный документ, в котором необходимо указать подлежащие тиражированию документы. В списке документов, в заявке на тиражирование, необходимо указать абонентов и количество необходимых копий.